Aktives Claim Management

Nicht die Abweichung von der Planung, sondern die vom Vertrag ist entscheidend

Fast alle Automobilzulieferer verfolgen die Abweichungen zu ihrer letzten Mehrjahresplanung (Geschäfts- oder Budgetplanung) über sogenannte Plan-/Ist-Vergleiche in einem sehr akribischen Ansatz. Interessanterweise erfolgt dies nicht (oder nur in wenigen Fällen) gegenüber den Verträgen, die die Zulieferer mit ihren Kunden eingegangen sind. Diese sind jedoch die entscheidende Grundlage für Preiserhöhungen oder Direkterstattungen, die man gegenüber den Kunden einfordern kann.

Selbst wenn die Verträge in der Vergangenheit nicht perfekt ausgehandelt wurden, allein schon der Cost-Break-Down (CBD) liefert wertvolle Ansatzpunkte zur (Nach-) Verhandlung.

Vertragsgestaltung bei Neuprojekten

Verträge sind idealerweise so zu gestalten, dass die wichtigsten, erfolgsrelevanten Parameter darin festgehalten werden und es bei Abweichungen zu einem entsprechenden Ausgleich kommt. Dies gilt insbesondere für Stückzahlen, Rohmaterialien, Zukaufteile (vor allem für mandatiertes Material), aber auch für Löhne und Energie, sofern diese für das jeweilige Produkt relevant sind.

Wer jetzt sagt, dass "man Preisgleitklauseln bei seinem Kunden nicht durchbringt", dem spielen die jüngsten Entwicklungen in die Karten. Da Versorgungssicherheit bei den Kunden eine gesteigerte Bedeutung erfahren hat, ist die Bereitschaft gestiegen, Verträge abzuschließen, die auch die Bedürfnisse der Lieferantenseite berücksichtigen. Damit hierbei der Kunde nicht zu kurz kommt, hat es sich bewährt, den Ausgleich bei Vertragsabweichungen in beide Richtungen festzuschreiben.

Alle Vertragsgrundlagen in einer Datenbank - nicht dezentral in Excel-Dateien

Die vereinbarten Parameter gehören systematisch in einer Datenbank hinterlegt. Dezentral in Excel-Dateien oder eine Ablage von Nomination Lettern in Papierform im Archiv ist weder zeitgemäß, noch macht es eine flächendeckende Auswertung der Abweichungen möglich. Dies ist die Grundvoraussetzung für den folgenden Schritt:

Vertragsdaten und Ist-Werte kontinuierlich abgleichen

Wer seine Vertragsdaten in einer Datenbank hinterlegt, hat die Voraussetzung geschaffen, diese automatisiert mit den Istwerten abzugleichen. Perfekt digitalisiert entsteht daraus ein Alarmsystem, das Abweichungen nicht nur erkennt, sondern diese zugleich mit den Volumina bewertet und dadurch den potentiellen Claims eine Wertigkeit gibt. 

Dieser Prozess ist keine einmal im Jahr stattfindende Aktion oder noch schlimmer, durch ein überraschendes GuV-Ergebnis ausgelöstes Ereignis, sondern ein kontinuierlicher Prozess, in dem die Vertragsabweichungen permanent überwacht und transparent gemacht werden.

Die wichtigsten Claimarten lassen sich automatisiert berechnen

Es gibt eine Vielzahl an verschiedenen Claimarten  und -kategorien. Die bedeutendsten Claimarten und deren Auswirkung auf die Projektprofitabilität lassen sich vollständig automatisiert berechnen. Diese sind:

• Stückzahlen
• Wechselkurse
• Materialien

Claim-Potential-Übersichten für jeden Kunden 

Die einzelnen Claims lassen sich in einem digitalen System für die jeweiligen Kunden zusammenfassen und übersichtlich darstellen.

Bevor man gegenüber seinen Kunden den Claimprozess startet, ist es sinnvoll, sich einen Überblick zu verschaffen, wie viele und in welcher Höhe Claims vorliegen. Dies aus 2 Gründen:

1. Die Gesamthöhe sollte eine Indikation geben, aus der sich das Eskalationslevel auf Kunden- und Lieferantenseite und die durchzuführenden Schritte ableiten. 

2. Potentielle Gegenclaims des Kunden sollten bekannt sein, bevor man den eigenen Anspruch geltend macht, um eine eventuelle Überkompensation durch den Gegenclaim zu verhindern.

Claims starten - aber richtig

Wer sich über die Gesamthöhe des Claimvolumens gegenüber seinem Kunden bewusst ist und auch die Rahmenbedingungen mit berücksichtigt hat, kann den Claimprozess starten. Zu den wichtigsten Rahmenbedingungen gehören:

• Bisher angefallene und zukünftig erwartete Claim-Schäden
• Kenntnis zu potentiellen Gegenclaims
• Anstehende Auftragsvergaben, die zur Claim-Verhandlungsmasse werden können

Die Gesamtheit obiger Punkte wird in einem professionellen Sales-Management-System automatisiert dargestellt. Diese Transparenz führt auch zu einem entscheidenden Verhandlungsaspekt: wenn alle den gleichen Kenntnisstand haben, erzeugt man geschlossene Reihen, die Grundvoraussetzung für erfolgreiches Claim Management sind.

Dran bleiben und Transparenz zu den Etappenzielen

Der wahrscheinlich wichtigste Claim-Tipp ist: hartnäckig dran bleiben. Hierzu dient umfassende Transparenz zu allen offenen Claims, die regelmäßig dem Management vorgestellt werden.

Die  jeweiligen Claims mit dem erreichten Prozessschritt (Status) darzustellen erzeugt die gewünschte Gesamttransparenz, wann mit welchem Zahlungseingang zu rechnen ist. Wenn ein Claim seit längerer Zeit offen ist bzw. der Prozess an einem Punkt ins Stocken gerät, so dient dies als Eskalationsindikator.

Die dazu notwendigen Reports sollten auch hier automatisiert entstehen.

Claims verhandeln, bis eine Lösung gefunden ist

Offen und mit allen möglichen Optionen zu verhandeln ist der Weg zur Lösung. Die klassischen Lösungsmöglichkeiten sind:

• Direkterstattung
• Preiserhöhung (Verzicht auf Reduzierungen)
• Neugeschäft
• Abwehr eines Kundenclaims

Die Abrechnung nicht vergessen

Es hört sich banal an, aber auch der letzte Schritt gehört nachverfolgt bis das Geld auf dem Konto ist. Viele Zulieferer vergessen aufgrund intransparenter Prozesse und Ablagen, verstreut über hunderte an Excel-Listen, die Abrechnung. Wer sich dies nicht vorstellen kann, dem sei empfohlen in seinem Unternehmen genau nachzusehen. Ein gut digitalisiertes System überwacht auch diesen letzten Schritt.

Claim-Ergebnisse darstellen

Transparenz über die abgeschlossenen Claims ist eine wichtige Grundlage für die Motivation. Um Claiming zur Unternehmenskultur zu machen, muß die erbrachte Leistung dargestellt und honoriert werden. Gesunder interner Wettbewerb, wer und welches Team die besten Claim-Ergebnisse schafft, liefert einen wesentlichen Beitrag den Claiming-Prozess zu einem Standard in der Organisation zu machen.

Reports werden heute nicht mehr erstellt, sondern automatisiert generiert

Die Reports für die Performancemessung werden heute als "Nebenprodukt" von digitalen Prozessen vollständig automatisiert generiert.

Und nicht nur das: Das Claim-Ergebnis wird auch noch in Echtzeit dargestellt. D.h. in dem Moment, in dem ein Claim geschlossen wird, ist dieser sichtbar. Und wenn Zahlungseingänge in der Zukunft liegen, werden die Cash-flows entsprechend dargestellt. 

Durchgängigkeit ist der Schlüssel zum Erfolg

Der digital abgebildete Claim Prozess hat viele Vorteile, die für den Zulieferer relevante Zahlungseingänge bedeuten:

• die Vertragsgrundlagen sind jederzeit auf Knopfdruck verfügba
• das automatisierte Erkennen der Claim Potentiale
• die fokussierte Abarbeitung
• die Performancemessung, die zu mehr motiviert und Claim Management zur Unternehmenskultur macht

Die Durchgängigkeit in einem Gesamtsystem ist ein enormer Vorteil. Automatisierte Übergaben der Daten von einem Schritt zum nächsten und ein konsistentes Reporting sind die Voraussetzung für erfolgreiches Claim Management.

Noch mehr Vorteile mit einer Gesamtlösung, die das gesamte Sales Management abbildet

Eingangsdaten für die automatisierte Ermittlung der Claim Potentiale, seien es Vertragsvereinbarungen aus der Akquise oder Stückzahlinformationen zur Abweichungskontrolle aus dem gebuchten Geschäft können direkt aus anderen Modulen übernommen werden, ohne dass Dinge doppelt eingegeben werden müssen.

Die Ergebnisse der Claimverhandlung gehören auch hier verfolgt bis zum Zahlungseingang. Bei Direkterstattungen ist dies noch relativ einfach. Bei Teilepreisumlagen ist sicherzustellen, dass die mit dem Claim verhandelten Preisanpassungen auch wirklich mit der nächsten Preisbestellung (Purchase-Order) verarbeitet werden. Ein integriertes Preismanagementsystem verarbeitet alle Einflüsse auf den Preis und damit selbstverständlich auch Umlagen, die aus Claims resultieren.

Nur eine Standard-Branchenlösung für Automobilzulieferer kann die Anforderungen erfüllen

Die Umsetzung der sehr spezifischen Anforderungen von Automobilzulieferern an das Claim Management erfordert echtes Expertenwissen. Wer hier professionell agieren will, braucht eine Lösung, die von Brancheninsidern entwickelt wurde. Wenn sich dazu das gebündelte Wissen einer Vielzahl von Automobilzulieferern in einer Softwarelösung wiederfindet, entsteht etwas Wertvolles für alle Nutzer.

Der Branchenstandard, der die beschriebenen Anforderungen und die daraus resultierenden Vorteile umgesetzt hat, ist Digital Automotive. Das Ergebnis für den Automobilzulieferer: Aktives Claim Management, das die finanzielle Stabilität sichert!