09: Excel-Fehler kosten Margen – Wie Sie mit einer professionellen Lösung Ihre Kalkulation absichern

In der Automobilzulieferindustrie ist Präzision alles. Doch gerade in einem der sensibelsten Bereiche – der Preis- und Angebotskalkulation – arbeiten viele Unternehmen nach wie vor mit Excel. Das Problem: Fehler in Excel-Preislisten und Kalkulationstabellen sind nicht nur häufig – sie sind teuer. Erfahrungswerte aus der Branche zeigen, dass sie zu einem EBIT-Verlust von bis zu 2 % führen können. Eine stille Margenfalle, die viele Unternehmen unterschätzen.

Dabei geht es nicht um grobe handwerkliche Fehler, sondern um typische Stolperfallen: veraltete Faktoren, Copy-&-Paste-Fehler, versteckte Formelfehler oder inkonsistente Updates. In einem Marktumfeld, in dem Margen ohnehin unter Druck stehen, kann sich das kein Automobilzulieferer leisten.

Warum Excel nicht mehr zeitgemäß ist

Excel ist zweifellos ein mächtiges Werkzeug – aber nicht für komplexe Preisbildungs- und Kalkulationsprozesse, die:

• regelmäßig aktualisiert werden müssen,

• viele Beteiligte involvieren und

• nahtlos mit ERP-Systemen wie SAP interagieren sollen.

In der Realität entstehen jedoch häufig „Excel-Insellösungen“, die manuell gepflegt werden, ohne zentrale Datenbasis oder automatisierten Abgleich mit SAP. Die Folge: ein hohes Fehlerrisiko, wenig Transparenz und im schlimmsten Fall Preislisten, die nicht den aktuellen Kalkulationsvorgaben entsprechen.

Sechs Wege aus der Excel-Falle – mit Digital Automotive

Wie lässt sich das Problem systematisch lösen? Die Antwort liegt in einer modernen, integrierten Lösung, die speziell für die Anforderungen von Automobilzulieferern entwickelt wurde: Digital Automotive. Die Plattform bietet sechs konkrete Lösungsbausteine, mit denen Fehlerquellen systematisch eliminiert und Prozesse professionalisiert werden.

1. Zentrale Datenbasis statt verteilter Excel-Dateien

Kalkulationsfaktoren und Zuschläge – etwa für Rohmaterial, Energie oder Logistik – stammen in vielen Unternehmen aus verschiedenen Quellen. In der Folge sind Excel-Listen oft nicht synchron. Mit Digital Automotive werden diese Faktoren zentral gepflegt und automatisch in alle relevanten Kalkulationen übernommen. Das schafft Konsistenz, Transparenz und Aktualität.

2. Professionelle Kalkulationssoftware statt Formelfehler

Die Plattform ersetzt Excel durch eine speziell entwickelte Lösung für die Preisbildung. Das bedeutet: Keine Copy-&-Paste-Fehler, keine Formeln, die „aus Versehen“ überschrieben werden. Stattdessen: strukturierte Templates, klare Prozesse und automatische Prüfmechanismen.

Vorteil: Selbst bei komplexen Kundenanforderungen und kurzfristigen Angebotsanfragen bleibt die Kalkulation stabil, nachvollziehbar und revisionssicher.

3. Kalkulationsvorgaben werden zu 100 % eingehalten

Ein häufiger Fehler in Excel: Vereinbarungen aus LTAs (Long-Term Agreements) oder Einkaufsrichtlinien werden übersehen oder falsch umgesetzt. Digital Automotive stellt sicher, dass z. B. keine LTAs auf mandatiertes Zukaufmaterial angewendet werden – also auf Komponenten, deren Preis vom OEM vorgegeben ist. Solche Regeln sind in der Software hinterlegt und lassen sich nicht versehentlich umgehen.

4. Fehlerfreier Transfer von Änderungen in SAP

Wenn Preise, Teile oder Zuschläge sich ändern, müssen diese Änderungen zuverlässig in die Masterpreisliste und anschließend ins ERP-System übertragen werden. In Excel wird das häufig manuell gemacht – ein Risiko für Tippfehler oder Inkonsistenzen. Digital Automotive automatisiert diesen Prozess: Änderungen werden zentral gepflegt, in die Masterpreisliste übernommen und direkt ans SAP übergeben – fehlerfrei und transparent.

5. Standardisierte Preislisten und automatisierte CBD-Erstellung

Die sogenannte Customer Breakdown Documentation(CBD) ist bei vielen OEMs Pflicht – und bei vielen Zulieferern ein händischer Aufwand. Mit Digital Automotive erfolgt die Erstellung automatisiert, auf Basis der vorhandenen Preislisten und Kalkulationen. Die Preislisten selbst sind standardisiert, versionssicher und jederzeit nachvollziehbar – ein echter Effizienzgewinn.

6. Lückenlose Preishistorie – von RfQ bis EOP

Wann wurde welcher Preis vereinbart, angepasst oder aktualisiert? In vielen Unternehmen lässt sich das in Excel nur schwer rekonstruieren. Digital Automotive dokumentiert jede Preisveränderung über den gesamten Lebenszyklus eines Bauteils – von der RfQ-Phase (Request for Quotation) bis zum End of Production (EOP). Diese Transparenz ist nicht nur für den Vertrieb wichtig, sondern auch für das Controlling, das Qualitätsmanagement und die Nachkalkulation.

Fazit: Mehr Sicherheit, weniger Margeverlust

Fehler in Excel-Preislisten sind kein kleines Problem – sie sind ein ernstzunehmendes Geschäftsrisiko. Wer heute noch mit verteilten Tabellen und manuellem Abgleich arbeitet, riskiert unnötige Verluste, vermeidbare Diskussionen mit Kunden und eine schwache Verhandlungsposition.

Die Lösung liegt auf der Hand: Eine spezialisierte Softwarelösung wie Digital Automotive, die Prozesse absichert, Fehlerquellen eliminiert und dem Vertrieb die Werkzeuge gibt, die er braucht – schnell, präzise und integrierbar in bestehende IT-Strukturen.

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