11: 750.000 € im Rollcontainer vergessen: Wie fehlende Transparenz bei Einmalzahlungen Ihren Gewinn schmälert

Stellen Sie sich vor: Ein Projekt ist erfolgreich abgeschlossen, die Kunden sind zufrieden, und die Produktion läuft. Doch Monate später entdeckt jemand zufällig im Rollcontainer eine alte Excel-Liste – darin eine längst fällige Abrechnung für Werkzeuge im Wert von 750.000 €. Nicht abgerechnet, nicht im ERP gebucht, nicht im Cashflow. Einmalzahlungen, die einfach vergessen wurden.

Ein Einzelfall? Leider nicht. In Gesprächen mit vielen Automobilzulieferern zeigt sich, dass genau dieses Szenario in ähnlicher Form häufiger vorkommt, als man denken würde. Die Ursache liegt in der Intransparenz – von der Angebotsphase (RfQ) bis zur finalen Abrechnung.

Ein unterschätztes Problem mit teuren Folgen

Einmalzahlungen wie Werkzeugkosten, Entwicklungspauschalen oder Anlaufunterstützungen gehören zum Tagesgeschäft in der Automobilindustrie. Doch obwohl diese Zahlungen oft beträchtliche Summen ausmachen, werden sie erstaunlich oft zu spät oder gar nicht fakturiert.

Die Gründe dafür sind vielfältig:

• Informationen über Einmalzahlungen sind oft in E-Mails, Excel-Dateien oder alten Angebotsunterlagen „versteckt“.

• Übergaben zwischen Vertrieb, Projektmanagement und Controlling sind fehleranfällig.

• Systeme sind nicht verknüpft oder bieten keine projektübergreifende Übersicht.

Die Folge: Liquiditätsengpässe, verpasste Erträge und unnötige Management-Eskalationen. Besonders kritisch wird es, wenn Werkzeuge oder Entwicklungsleistungen bereits erbracht wurden, die zugehörigen Einmalzahlungen aber nie beim Kunden eingefordert wurden – schlicht, weil sie aus dem Fokus geraten sind.

Warum das Thema gerade jetzt höchste Priorität haben sollte

In einer Zeit, in der Margen unter Druck stehen, Zinsen steigen und Investitionen wohlüberlegt sein müssen, ist ein strukturierter Umgang mit Einmalzahlungen kein "Nice-to-have", sondern ein geschäftskritischer Erfolgsfaktor.

Verpasste Einmalzahlungen schlagen nicht nur auf den Cashflow, sondern auch direkt auf das EBIT durch. Das ist nicht nur für das Tagesgeschäft riskant, sondern kann auch strategische Wachstumspläne gefährden – etwa wenn Liquidität für neue Projekte oder Innovationen fehlt.

Die Lösung: End-to-End-Transparenz im Einmalzahlungsprozess

Was brauchen Automobilzulieferer, um dieses Problem nachhaltig zu lösen? Die Antwort ist klar: Transparenz über alle Einmalzahlungen – vom ersten Angebot bis zur Rechnungsstellung.

Das bedeutet konkret:

1. Klare Erfassung aller Einmalzahlungen bereits in der RfQ-Phase
   Jeder Betrag, der später abgerechnet werden soll, muss frühzeitig systematisch erfasst werden – idealerweise direkt im Angebots-Tool und mit klarer Verknüpfung zum Projekt.

2. Durchgängige Nachverfolgung über alle Projektphasen hinweg
   Änderungen im Projekt, neue Anforderungen oder geänderte Kundenbedingungen dürfen nicht dazu führen, dass Einmalzahlungen „verloren gehen“. Ein zentrales System muss diese Zahlungen mitverfolgen – unabhängig davon, wie viele Abteilungen oder Systeme beteiligt sind.

3. Automatische Reminder und Eskalationsprozesse
   Wenn ein PPAP (Production Part Approval Process) ansteht und die zugehörige Werkzeugrechnung noch nicht gestellt wurde, muss das System Alarm schlagen – nicht erst Wochen später im Monatsabschluss.

4. Projektübergreifende Cash-Flow-Übersichten
   Ein Management-Cockpit, das zeigt, welche Einmalzahlungen wann fällig werden (oder schon längst fällig gewesen wären), ist essenziell – für die Vertriebsleitung genauso wie für das Controlling.

Digital Automotive: Die Lösung für strategischen Vertrieb mit System

Genau diese Funktionen bietet das Einmalzahlungsmodul von Digital Automotive – der führenden Lösung für strategisches Sales Planning und Vertriebssteuerung in der Automobilzulieferindustrie.

Die Lösung wurde von und für Automobilzulieferer entwickelt und integriert sich nahtlos in bestehende Prozesse. Sie sorgt dafür, dass Einmalzahlungen nicht nur erfasst, sondern auch rechtzeitig fakturiert und aktiv gemanagt werden.

Einige Vorteile auf einen Blick:

• Vollständige Dokumentation aller Einmalzahlungen inkl. Status und Verantwortlichkeiten

• Frühwarnsysteme für überfällige oder gefährdete Abrechnungen

• Integration mit RFQ-Management, Projektsteuerung und Finance

• Intuitive Cash-Flow-Übersichten für Management-Reports

Fazit: Vergessen war gestern – jetzt ist Transparenz gefragt

Einmalzahlungen sind kein Randthema – sie entscheiden mit über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts. Wer es schafft, hier konsequent Transparenz zu schaffen, kann Millionenbeträge absichern, Prozesse verschlanken und das Vertrauen des Kunden stärken.

Wenn Sie den Verdacht haben, dass auch in Ihrem Unternehmen Potenzial auf der Strecke bleibt – sprechen Sie mit uns. Wir zeigen Ihnen in einer Live-Demo, wie Sie mit Digital Automotive dieses Problem systematisch lösen.

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